Registrierungsportal

Rechnungsstellung an Bertelsmann

Eines der zentralen Ziele von Bertelsmann ist es, die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu verbessern. Ein wichtiger Punkt dabei ist ein optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess. Dieser führt zu einer verkürzten Bearbeitungsdauer Ihrer Rechnung und somit auch zu einer schnelleren Bezahlung des Rechnungsbetrages.

Bitte nutzen Sie den E-Invoicing XML-Rechnungsversand nach der Spezifikation gemäß EN16931 oder den PDF-Rechnungsversand, jeweils per E-Mail. Sie wählen hiermit eine schnelle und kostengünstige Methode zur Rechnungsstellung. Voraussetzung für die Nutzung unseres E-Mail-Kanals ist die einmalige Registrierung in diesem Portal. Nach erfolgter, einmaliger Registrierung können Sie an alle teilnehmenden Bertelsmann Firmen Ihre Rechnung, Mahnung sowie die Anforderung einer Saldenbestätigung per E-Mail versenden.

Im Hinblick auf eine zügige Verarbeitung und Zahlung bitten wir Sie, die aufgeführten Mindestanforderungen an eine Rechnung einzuhalten. Durch Ihre Zustimmung bei der Registrierung autorisieren Sie uns ausdrücklich, die Rechnung bei falschen oder fehlenden Angaben an Sie zurückzusenden. Die Rechnung wird in diesem Fall nicht verarbeitet.

Anforderung an die Rechnungsqualität bei PDF-Rechnungsversand

Für einen optimierten Rechnungsverarbeitungsprozess ist die Rechnungsqualität von hoher Bedeutung.
Deswegen bitten wir Sie, die umsatzsteuerlichen Mindestanforderungen und darüber hinaus unsere Bertelsmann-spezifischen Anforderungen zu beachten.

Einhaltung lokaler umsatzsteuerlicher Mindestanforderungen (z. B. für Deutschland §14 UStG Anforderungen)
Umsatzsteuer-ID bzw. Steuernummer von Ihnen sowie der jeweiligen Bertelsmann-Firma
Angabe Ihrer Bankverbindung
Angabe der Währung im ISO-Code (z. B. EUR)
Rechnung enthält den Brutto-, Netto-, und Steuerbetrag
Keine handschriftlichen Angaben
Rechnung bevorzugt auf weißem Hintergrund
Rechnungsanschrift ausschließlich über die vorgegebene Rechnungsadresse (siehe Downloads - "Teilnehmende Firmen")
Zwingend erforderlich in der Rechnungsanschrift ist die vierstellige RU (Reporting Unit) als Adresszusatz
Bei Rechnungen mit Bestellung:

Aufführen der korrekten Bestellnummer
Eine Rechnung bezieht sich nur auf eine Bestellung

Bei Rechnungen ohne Bestellung:

E-Mail-Adresse des Bestellers (bevorzugt) und/oder
Kostenstelle des Bestellers oder Projekt- bzw. Auftragsnummer

Rechnungsbeispiel

Rechnungseingangskanäle

E-Invoicing via PEPPOL

Bei unserem E-Invoicing Verfahren bieten wir die Möglichkeit zum elektronischen Datenaustausch von Rechnungsdaten zwischen Lieferant und Kunde über das öffentlich zugängliche Netzwerk PEPPOL (Peppol Directory - Introduction) Voraussetzung für die Nutzung des PEPPOL-Kanals ist die Registrierung und der Zugang hierzu über einen PEPPOL-Dienstleistungsprovider.

E-Invoicing via E-Mail per XML

Voraussetzung für die Nutzung unseres E-Mail-Kanals ist die Registrierung auf diesem Portal. Mit der Registrierung bestätigen Sie die Einhaltung der Bertelsmann Qualitätsstandards und zusätzlich die aufgeführten Anforderungen für den E-Mail-Versand.

Mindestanforderungen Rechnungsversand per E-Mail und Spezifikation gemäß EN16931:

Einmalige Registrierung über dieses Portal
Nutzung der E-Mail-Rechnungsadressen der jeweiligen Bertelsmann Firmen (siehe Downloads - Teilnehmende Firmen_DE)
Eine E-Mail darf nur eine Rechnung als XML enthalten;
Anlagen zur Rechnung sind Bestandteil desselben XML
Nur Rechnungen sowie Gutschriften dürfen an diese E-Mail-Rechnungsadressen geschickt werden
Versand ausschließlich im XML-Format nach Spezifikation gemäß EN16931, keine Sonderzeichen im Dateinamen (z. B. " # % & * : > ? / |)
Technische Anforderungen an XML via E-Mail:

XML als „echter“ Anhang , nicht im Text eingebettet
Max. 20 MB pro XML

Keine Verschlüsselung der E-Mail oder der XML-Datei
Kein zusätzlicher Versand in Papierformat

Rechnungs-/Mahnungsversand via E-Mail per PDF

Mindestanforderungen PDF-Rechnungsversand per E-Mail:

Einmalige Registrierung über dieses Portal
Nutzung der E-Mail-Rechnungsadressen der jeweiligen Bertelsmann Firmen (siehe Downloads - Teilnehmende Firmen_DE)
Eine E-Mail darf nur eine Rechnung als PDF enthalten;
Bitte stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Steuerbelege (z. B. Zollwertrechnung, Grenzverzollung) sowie weitere relevante Anlagen in dieser PDF enthalten sind. Zusätzliche Dokumente in anderen Dateiformaten (Office-Formate) können in derselben E-Mail beigefügt werden.
Nur Rechnungen, Gutschriften und auch Mahnungen dürfen an diese E-Mail-Rechnungsadressen geschickt werden
Versand ausschließlich im PDF-Format, keine Sonderzeichen im Dateinamen (z. B. " # % & * : > ? / |)
Technische Anforderungen an PDF via E-Mail:

PDF als „echter“ Anhang , nicht im Text eingebettet
Max. 20 MB pro PDF

Keine Verschlüsselung der E-Mail oder der PDF-Datei
Kein zusätzlicher Versand in Papierformat

Gutschriftsverfahren

Die automatische Abrechnung von Wareneingängen auf Basis einer Vereinbarung zwischen Lieferant und Kunde ist das sogenannte Gutschriftsverfahren. Der Lieferant erstellt in diesem Verfahren keine Rechnungen.

Papier

Papierrechnungen können nur noch in Ausnahmefällen und nach vorheriger Rücksprache über einen separaten Empfänger angenommen werden.

Für alle Fragen zu der Registrierung, den Bertelsmann Qualitätsstandards und den verschiedenen Rechnungseingangskanälen oder Anfragen an die Buchhaltung (wie z. B. den Rechnungsstatus, die Anforderung eines Zahlungsavises, etc.) nutzen Sie unser Kontaktformular.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Ihre Bertelsmann Global Business Services

Mahnungen bzw. Saldenbestätigungen

Hierfür verwenden Sie die Ihnen für den Rechnungsversand bekannten E-Mail-Adressen Informationen im Flyer Mahnung.

Registrierung

Jetzt schnell und einmalig für alle Bertelsmann Firmen registrieren!

Kontakt

Hier können Sie schnell und einfach Kontakt aufnehmen.

Downloads

Teilnehmende Firmen.pdf Flyer_Rechnung.pdf Flyer_Mahnung.pdf

Firmenspezifika

Arvato SE – Zusatzanforderungen für Transportdienstleistungen