Rechnungsstellung an Bertelsmann
Eines der zentralen Ziele von Bertelsmann ist es, die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu verbessern. Ein wichtiger Punkt dabei ist ein optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess. Dieser führt zu einer verkürzten Bearbeitungsdauer Ihrer Rechnung und somit auch zu einer schnelleren Bezahlung des Rechnungsbetrages.
Bitte nutzen Sie den PDF-Rechnungsversand per E-Mail. Sie wählen hiermit eine schnelle und kostengünstige Methode zur Rechnungsstellung. Voraussetzung für die Nutzung unseres E-Mail-Kanals ist die einmalige Registrierung in diesem Portal. Nach erfolgter, einmaliger Registrierung können Sie an alle teilnehmenden Bertelsmann Firmen Ihre Rechnung per E-Mail versenden.
Auf diesem Portal finden Sie alle nötigen Informationen zu den Anforderungen an die Rechnungsqualität, zu den Rechnungseingangskanälen, zur Registrierung für die Rechnungsstellung per PDF sowie welche Firmen seitens Bertelsmann an diesem Verfahren teilnehmen.
Im Hinblick auf eine zügige Verarbeitung und Zahlung bitten wir Sie, die aufgeführten Mindestanforderungen an eine Rechnung einzuhalten. Durch Ihre Zustimmung bei der Registrierung autorisieren Sie uns ausdrücklich, die Rechnung bei falschen oder fehlenden Angaben an Sie zurück zu senden. Die Rechnung wird in diesem Fall nicht verarbeitet.Rechnungsverarbeitungsprozess
Anforderung an die Rechnungsqualität
Für einen optimierten Rechnungsverarbeitungsprozess ist die Rechnungsqualität von hoher Bedeutung.
Deswegen bitten wir Sie, die umsatzsteuerlichen Mindestanforderungen und darüber hinaus unsere Bertelsmann-spezifischen Anforderungen zu beachten.
- Einhaltung lokaler umsatzsteuerlicher Mindestanforderungen (z. B. für Deutschland §14 UStG Anforderungen)
- Umsatzsteuer-ID bzw. Steuernummer von Ihnen sowie der jeweiligen Bertelsmann-Firma
- Angabe Ihrer Bankverbindung
- Angabe der Währung im ISO-Code (z. B. EUR)
- Rechnung enthält den Brutto-, Netto-, und Steuerbetrag
- Keine handschriftlichen Angaben
- Rechnung bevorzugt auf weißem Hintergrund
- Rechnungsanschrift ausschließlich über die vorgegebene Rechnungsadresse (siehe Downloads - "Teilnehmende Firmen")
- Zwingend erforderlich in der Rechnungsanschrift ist die vierstellige RU (Reporting Unit) als Adresszusatz
- Bei Rechnungen mit Bestellung:
- Aufführen der korrekten Bestellnummer
- Eine Rechnung bezieht sich nur auf eine Bestellung
- Bei Rechnungen ohne Bestellung:
- E-Mail-Adresse des Bestellers (bevorzugt) und/oder
- Kostenstelle des Bestellers oder Projekt- bzw. Auftragsnummer
Rechnungsbeispiel
Rechnungseingangskanäle
PDF-Rechnungs-/Mahnungsversand via E-Mail
Vielen Dank für Ihr Interesse an der Nutzung des PDF-Rechnungsversands via Mail. Damit wählen Sie eine schnelle und kostengünstige Methode zur Rechnungsstellung. Voraussetzung für die Nutzung unseres E-Mail-Kanals ist die Registrierung auf diesem Portal. Mit der Registrierung bestätigen Sie die Einhaltung der Bertelsmann Qualitätsstandards und zusätzlich die aufgeführten Anforderungen für den E-Mail-Versand.
Mindestanforderungen PDF-Rechnungsversand per E-Mail:
- Einmalige Registrierung über dieses Portal
- Nutzung der E-Mail-Rechnungsadressen der jeweiligen Bertelsmann Firmen (siehe Downloads - "Teilnehmende Firmen")
- Eine E-Mail darf nur eine Rechnung als PDF enthalten; Anlagen zur Rechnung sind als Bestandteil desselben PDFs oder in anderen Dateiformaten mitzuschicken
- Nur Rechnungen, Gutschriften und auch Mahnungen dürfen an diese E-Mail-Rechnungsadressen geschickt werden
- Die E-Mail Adresse für sonstige buchhalterische Anfragen finden Sie auf dem Kontaktformular
- Versand ausschließlich im PDF-Format, keine Sonderzeichen im Dateinamen (z. B. " # % & * : > ? / |)
- Technische Anforderungen an PDF via E-Mail:
- PDF als „echter“ Anhang , nicht im Text eingebettet
- Max. 20 MB pro PDF
- Keine Verschlüsselung der E-Mail oder der PDF-Datei
- Kein zusätzlicher Versand in Papierformat
E-Invoicing
Bei unserem E-Invoicing Verfahren bieten wir die Möglichkeit zum elektronischen Datenaustausch von Rechnungsdaten zwischen Lieferant und Kunde über den Dienstleister crossinx GmbH. Das Verfahren ist sinnvoll für Lieferanten, die bereits bei crossinx angebunden sind oder mit einem Roaming Partner von crossinx verbunden sind. Für Lieferanten, die bisher nicht bei crossinx angebunden sind, aber mehr als 500 Rechnungen pro Jahr an Bertelsmann stellen, wäre das Verfahren ebenfalls sinnvoll.
Für weitere Informationen zum Vorgehen, anfallenden Kosten sowie zur Klärung der technischen und vertraglichen Details wenden Sie sich bitte an unser Kontaktformular.
Gutschriftsverfahren
Die automatische Abrechnung von Wareneingängen auf Basis einer Vereinbarung zwischen Lieferant und Kunde ist das sogenannte Gutschriftsverfahren. Der Lieferant erstellt in diesem Verfahren keine Rechnungen. Wenn Sie gerne auf das Gutschriftsverfahren umstellen wollen, können Sie uns gerne über das Kontaktformular kontaktieren.
Papier
Papierrechnungen können nur noch in Ausnahmefällen und nach vorheriger Rücksprache über einen separaten Empfänger angenommen werden. Nutzen Sie hierfür unser Kontaktformular um die Vorraussetzungen zu klären.
Für weitere Fragen zu den Bertelsmann Qualitätsstandards und den verschiedenen Rechnungseingangskanälen stehen wir Ihnen gerne über unser Kontaktformular zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung!Ihre Bertelsmann Global Business Services
Mahnungen
Mahnungen können ab sofort an die gleichen E-Mail Adressen wie Rechnungen verschickt werden. Alle E-Mail Adressen finden Sie in der teilnehmenden Firmenliste. Weitere Informationen finden Sie in unserem Flyer Mahnung.
Registrierung
Für den PDF-Rechnungs- bzw. Mahnungsversand via E-Mail an Bertelsmann-Firmen müssen Sie sich einmalig registrieren.
Kontakt
Für alle Fragen rund um die Registrierung oder den Rechnungseingangsprozess von Bertelsmann können Sie sich gerne via Kontaktformular an uns wenden.